1. Een account aanmaken (Jouw Kantoor)
Alles begint bij het opzetten van de omgeving voor jouw eigen kantoor.
- Ga naar app.monitr.be en maak een nieuw account aan.
- Belangrijk: De eerste organisatie die je tijdens de registratie aanmaakt, moet de centrale accountantsorganisatie zijn.
- Aan deze organisatie koppelen we later je accountantsrechten.
- Dit wordt de centrale omgeving waaraan de facturatie van je klanten wordt gekoppeld.
📘 Documentatie: Bekijk voor een gedetailleerd stappenplan onze Getting Started Guide.
2. Organisaties aanmaken en beheren
In Monitr maak je voor elke klant een aparte omgeving aan. Wij noemen dit een Organisatie.
Structuur: Organisaties & Entiteiten
- Organisatie = De Klant: Een organisatie bevat alle data van één klant.
- Entiteiten = De Administraties: Heeft een klant meerdere vennootschappen (bv. een Holding en een Werkmaatschappij)? Dan voeg je deze toe als losse entiteiten onder die ene Organisatie.
Tussentijdse cijfers & Templates
Bij het aanmaken van entiteiten richt je de structuur in voor de tussentijdse cijfers (je maandelijkse rapportage).
- Let op: Dit schema staat los van het RGS-schema dat later voor de jaarrekening wordt gebruikt.
- Templates: Als accountant kun je standaard templates laten inrichten voor deze tussentijdse rapportages, zodat al je dossiers dezelfde structuur volgen.
- Wil je eigen templates laten opzetten? Neem contact op via de feedback-knop in de app.
Een nieuwe klant toevoegen & koppelen
- Ga in Monitr naar het Organisatie overzicht.
- Klik op de knop + Nieuwe organisatie aanmaken.
- Koppeling leggen: Voor elke organisatie (en elke entiteit daarbinnen) moet je een koppeling maken met de bron van de data.
Ondersteunde en niet-ondersteunde pakketten:
- Directe koppeling: Selecteer je boekhoudpakket uit de lijst en volg de stappen voor autorisatie.
- Niet-ondersteund pakket (CSV): Staat het boekhoudpakket er niet tussen? Dan kun je de cijfers inlezen via een universeel CSV-bestand.
📘 Documentatie:
- Meer info over koppelen: Integratie handleiding
- Werken met CSV imports: Handleiding CSV import
Facturatie & Abonnement beheren
Een nieuwe organisatie start standaard in een proefperiode van 14 dagen. Om te voorkomen dat het dossier van je klant na deze periode wordt geblokkeerd, moet je de organisatie koppelen aan het abonnement van jouw kantoor.
Zo koppel je een klant aan jouw kantoor:
- Zorg dat je rechtsboven in het menu bent ingelogd op de centrale accountantsorganisatie (zie stap 1).
- Navigeer naar de pagina Billing.
- Klik bij 'Organisaties binnen abonnement' op het + icoontje.
- Selecteer de organisatie van de klant die je wilt toevoegen.
Let op: Voor klanten die via Blinqx komen, verloopt de feitelijke betaling via Blinqx en niet via Monitr. Je moet de klant echter wel op deze manier koppelen in Monitr om de toegang technisch actief te houden.
📘 Documentatie: Zie voor details over het toevoegen van organisaties: Facturatie beheren.
3. Accountant-status & Specifieke functionaliteit
Als accountant heb je toegang tot specifieke functionaliteiten die niet zichtbaar zijn voor standaard gebruikers van Monitr. Deze moet je eenmalig laten activeren.
Beschikbare functionaliteiten
Na activering krijg je onder andere toegang tot:
- Accountant Templates: Standaard rapportage-templates die je over al je dossiers heen kunt gebruiken.
- Silverfin Integratie: Een directe koppeling voor het synchroniseren van cijfers.
- Jaarrekening Module: De mogelijkheid om de jaarrekening voor te bereiden en te exporteren.
Status aanvragen (Ticket)
Om deze status te activeren, stuur je ons een bericht via de Feedback knop (linksonder in de app). Kies hieronder de situatie die op jou van toepassing is:
Je bent klant via partner Blinqx
Gebruik deze tekst als je facturatie via Blinqx verloopt. Wij passen dan je account aan naar een 0 EUR plan in Monitr, omdat de betaling via Blinqx loopt.
Type: Billing Onderwerp: Activering Accountant status & Blinqx
Beste Monitr,
Graag wil ik de organisatie [Naam van jouw kantoor] laten markeren als 'Accountant' om toegang te krijgen tot de specifieke accountantsfuncties.
Daarnaast wil ik melden dat wij klant zijn via partner Blinqx. Willen jullie de administratieve instellingen en facturatie hierop aanpassen (naar Monitr Licentie via Blinqx)?